從開始工作到現在,Alan 遇過好多的朋友甚至客戶抱怨專案的 PM 有的沒的,在本篇文章中要來探究一下原因...

為什麼不喜歡你們家 PM ? 原因大致有以下幾種:

1. PM 到底在公司的權責是什麼 ? 每次請 PM 幫忙只會推拖..

2. 每每客戶丟無理的需求過來,PM 都沒擋下來而讓工程師加班又爆肝

3. PM 問題常常搞不清楚只會出一張嘴

4. PM 本身都覺得自己是打雜小弟,連自己都不喜歡自己的工作

可能的問題點有:

1. 組織架構的問題:平平都是掛 PM 的名號,但是不同的組織結構中的權責可以差非常得多,在 PMBOK 裡定義了三類共五種組織結構 (組織結構參考)。不論是身為一位PM在選擇公司或者是在公司中想成為一位PM,最好都要先瞭解公司的組織結構是偏向哪一類,這將會影響PM這個職位在專案/公司中的影響力。所以在你公司掛著PM頭銜的人可能只是一個協調者而沒有實質的權利和義務,也可能只是個業務但是美其名PM。

2. 權責定義的問題:權責的定義是所謂的 R&R (Role & Responsibility)的問題,當 R&R 定義不清或者是定義很清楚但大家不願意在 R&R 以外互相 cover 的時候問題就來了。舉例來說:台灣常見的是 R&R 定義不清,所以常常會出現推責任的現象,到底某件事情是誰要做?沒有人想多做份外的事。在大陸常見的是 R&R 定義太清楚,所以沒定義的就不關我的事,而沒定義的事但有人撿起來做的時候,全部的人都會認定以後就是你來做,推來推去的結果就是組織執行效率低落。權責定義清楚是件好事,但我想還要加上當責的思維才能確保事情被正確且及時地完成。

3. 專案管理知識缺乏的問題:不一定每個當PM的人都需要考一張專案管理的證照 (例如 PMP),因為專案管理是一門很務實的學問。但是有些基本的知識是需要去瞭解的,像是專案管理金三角,像是不同組織架構將影響PM的職能,像是風險是需要在初期定義並在專案進行期間追蹤,像是溝通管理的重要,甚至 Excel 的功能使用。譬如說:在上段列出的第二點問題,假如PM了解專案中突然增加的需求或者是一些無理的需求但卻要在相同的時間和預算完成,風險會有品質的問題和專案成員對專案認同感上的問題,便可經由向客戶揭露風險並且提早規劃出該風險的 corrective action,甚至比較有立場和客戶協商出其他較好的方案,或者是和公司主管提出此風險並評估是否一定要接下此案。(但如果客戶和主管都無視於風險硬要執行,那PM就準備當工程師的箭靶了... Orz 無論如何,有觀察到風險並管理風險揭露風險比什麼事情都沒做來的好)

4. 解決問題的能力問題:當我們會對別人說不行辦不到的原因有哪些?1.因為某原因所以不行 2.因為自己沒有能力處理 3.因為不了解對方的問題,身為一位 PM,解決問題的能力往往是專案成敗的關鍵,任何的問題只要阻礙到專案的進行便是 PM 需要處理的問題,因此也會常常有沒有人做的事情 PM 會撿起來做的情況。應急可以,但長期而言一個 PM 需要花很多時間處理很多瑣碎的小事情是專案的風險,因為這代表這 PM 沒有辦法 Focus 在專案中的許多更重要的問題上。言歸正傳,當你跟 PM 反應一個問題而 PM 有推拖不想處理的情形時,請去瞭解背後真正的原因是 12或3? 個人認為身為一位 PM 就算沒法自己處理也應該給團隊成員一些有建設性的建議 (例如:你去找A或打給B然後怎樣跟他怎樣講就會得到你要的東西)。(請參考 專案管理師最核心的能力-解決問題

5. 溝通的問題:先前訪問過一些同業 PM 和自己的經驗,溝通上永遠都會有問題且又是專案成敗的重要因子,而溝通的問題又是互相的,不是一個人願意且努力就可以解決的。身為一位 PM 必須要比團隊成員更努力的減少溝通所造成的問題,主動的溝通並瞭解組員的問題背後的問題。身為一位專案成員也應該多去瞭解 PM 的某些決策或回應背後可能的原因是什麼?或許是 PM 缺乏專業知識所導致的問題?PM 沒有講清楚或想清楚的問題?或者是 PM 決策的背後有其他專案成員沒有考量到的問題?溝通,沒有捷徑,需要彼此勇敢的跨出那第一步。

 

當然可能還有許多其他的問題,也請各位不吝和 Alan 分享自己的經驗。

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筆者:Alan Feng

大學由資管系畢業後便投入職場,先後擔任程式設計師,系統設計師,系統分析師,專案管理師等職務。

曾服務於資訊服務業,電子代工設計公司,目前在內湖一間遊戲公司擔任專案管理師~

持有國際 PMP 證照並努力學習 Scrum 敏捷式開發框架中。


創作者介紹

專案管理,獨立開發,禪。

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