假如有人問說當 專案管理師/專案經理 最重要的核心能力是什麼?我會回答:是解決問題的能力

problems

開玩笑來說的話就是 It's a project manager's main responsibility to make impossible possible.

(專案經理的主要的工作就是讓不可能變為可能。)

本文會針對實務上會發生的問題來分享解決問題的一些方法和技巧:

風險與未知

一開始,要先定義一下什麼是 "問題" ? 在一個專案中,我們總是在解決很多的問題,但問題是哪裡來的呢?

問題的根源:風險與未知,如何管理風險與未知為首要之務。

何謂風險?風險是指在某一特定環境下,在某一特定時間段內,某種損失發生的可能性~白話點來說,可能發生的問題謂之風險。一般人對於被指派的工作所花費的時間都會抓 buffer,就是一種風險管理的表現。風險管理有兩個面向,發生的機率發生的嚴重性。專案抓 buffer 可謂預防行為 (Preventive Action),是為了降低風險演變為問題的機率 (專案來不及做完,耗費的成本超過預期)。另外可以做的事情是糾正行為 (Corrective Action) 的規劃~假如風險真的變成了問題,有哪些事情是我們可以做的?假設公司接了一個技術門檻很高的案子,這對公司來說是一個風險,專案的進行期間當發現公司內部資源不足以處理專案需求的時後,應當尋求第三方xxx團隊的支援。或者是一開始就將技術門檻高的部分轉包給第三方公司 (這叫做風險轉移)。(風險管理的部分範疇很廣之後在另外寫一篇來分享)

問題背後的問題

之前 Alan 寫了一篇 工程師們不喜歡專案管理師的原因 中有提到解決問題能力的重要。

不管是工程師還是專案經理本身,當面對一個問題並且拒絕提供協助或無法協助的時候,我們需要做的事情是探究以下四點:

1. 因為某原因所以不行:有顆石頭擋在路中間,我過不去所以無法到達目的地。

在電子業服務的時候,曾經對工廠有一些特殊要求,Alan 跑去找工廠幹部討論完之後工廠幹部直接說不能做。但後來有位前輩帶著 Alan 到工廠幹部那邊重新討論了一次卻變成可以做的,問題在哪裡?問題在 Alan 當時沒有去瞭解對方拒絕背後的原因和想法是什麼,其實只是採購那邊會被擋住,所以只要可以幫對方把採購這關解決了原本不可能的就變成了可能。

2. 因為自己沒有能力處理:純粹是不懂所以拒絕,人往往是害怕未知的動物。

舉例來說,當遊戲企劃提出一個需求,很多程式聽完馬上就回應:這不可能,這很難做,經驗上沒有人這麼做。但比較好的做法是程式人員回去做點功課,並提出此需求實作時的困難點在哪裡,是物理的限制?是資源的限制?還是技術的限制

反過來說程式人員也可以反問PM, 企劃或者是製作人甚至營運單位他們的需求背後的精神和原因為何?知道為何而戰,為誰而戰才會有上戰場殺敵的動機。

3. 因為不了解對方的問題:對於對方提出的問題本義上有所誤解。

溝通的問題為很多問題的根本,語言本身有著不可共量性,怎麼說?我認為的 “愛” 和你認為的 “愛” 是一樣的意思嗎?同樣是國字,大家都在台灣長大,但是因為生長背景的不同,每個人對於文字的定義會有一定的差異。不信的話朋友們找個三五好友來討論一下自己認為的 “愛” 是什麼,包準從白天討論到天黑可能都沒有一個共識。所以溝通上,雙方需要多重的確認機制 (例如在 Email 以外也要口頭確認),確定彼此是在同一條線上。

4. 因為自己問問題的方式不對或態度不好:在團隊合作時,往往是很講求奇蒙子的問題。

你問問題的方式不是很有禮貌或者是有攻擊的味道,對方當然不想要接受並協助 (例如之前有人歸納出的會惹火程式設計師的理由。)

更重要的是,要在對的時間問問題,要用對的態度問問題,要用對的方式問問題,要問對的問題,最後~要問到對的人!

說話的技巧,是所謂的軟技巧,需要多年的練習和不斷的自省。同一件事情對於不同的人,在不同的情境和關係,還有不同的時間,需要不同的方式去應對。假如人家總是反對你所提出的需求,請先思考一下自己在溝通時有沒有讓對方不舒服,不要讓彼此的情緒成為事情成與不成的關鍵因素。

 

朋友們有沒有做到以上幾點但卻還是有無法解決的問題呢?請不吝和 Alan 分享。

覺得本篇對您有所幫助的話也請不吝嗇給個讚,就在上面點一下就好,感謝支持與鼓勵,有任何建議也請不吝指教!

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Thinking.jpg 

筆者:Alan Feng

大學由資管系畢業後便投入職場,先後擔任程式設計師,系統設計師,系統分析師,專案管理師等職務。

曾服務於資訊服務業,筆電代工設計公司,和遊戲公司的專案管理師/程式設計師~目前在廣告行銷公關業擔任系統分析師。

持有國際 PMP 證照並持續努力累積社會大學的經驗中。


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專案管理,獨立開發,禪。

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