畢業至今約莫三年多,就業千餘個日子以來,雖然沒辦法從頭到尾完整地參與多數專案,但是總算能夠從過程當中有所學習與成長。為人處事的態度、思考的邏輯流程、工作的方法技巧是自以為已取得長足進步之處,或許在前輩眼中的我仍在蹣跚學步、咿呀學語,那也是因為他們的無私指導與大方分享,才讓新人有模範可以仿效、有目標可以前進。

為人處事的態度,展現個人的存在價值

隨著在專案中扮演的角色,從一顆毫不起眼的小螺絲釘,轉換為必需起到帶動作用的小齒輪,我知道:那種只要談談需求、寫寫文件、做做測試的日子已經不復存在,取而代之的是必需費盡心思、耗盡唇舌來溝通協調的挑戰。為客戶量身打造解決方案是我在專案中的首要價值,為公司堅守營運獲利底限是我在專案中的次要價值。曾經年少輕狂不懂事,只想著要提出最佳做法給客戶參考,並且期待對方欣然接受後,能讓我有一點點的成就感,但是萬事總是與願相違。現在沈穩低調懂進退,會想到要多站在各方立場來設想,更不能忽略提案過程當中,給所有人帶來的衝突與影響,最後總算能夠滿足最低要求。在溝通協調之中,各退一步的真諦就是讓各方看得到海闊天空以延伸無限可能、畫地自限的盲點則是忘記讓各自的圓圈有所交集好達成共識,如何在無界圓融與有限固執之間取得微妙平衡,永遠會是一個必須要因人、因事、因時、因地而異的複雜習題。

思考的邏輯流程,決定事情的發展方向

自從負責專案管理以後,更加瞭解到每一場會議、每一個決策,都有可能改變專案的方向。這曾經使得經驗和權限雙雙不足的我,不知所措而躊躇不前。一場接一場的會議後,是一次又一次的教訓,我開始無時無刻地要求自己,將所學理論和所會工具加以結合,成為自己能夠完全掌握並運用的邏輯與流程。善用圖像式記憶法,我將所接受到的大量資訊轉化為以簡御繁的心智圖(Mind Map),放射狀聯想、群組化及整體檢視,依序:瞭解實際狀況、定義問題所在、評估衝擊影響、確認合理需求、提出解決方案、說明方法優缺、衡量未來效益,藉以在短時間內整理出架構,才能有條理地說服客戶採納建議。


1. 瞭解實際狀況(Situation Clarification):專案初期準備階段(Project Preparation),有如在學期間撰寫論文時,所要說明背景、範疇、性質與動機等一般,要先深入了解產業及企業的環境面和技術面之現狀與術語,才有辦法在未來提供顧問服務的過程中,以最貼近客戶日常用語和商業行為的方式,有效地進行訪談與討論。在此同時,團隊內所有成員應已能夠完全清楚自己在專案中所擔任的角色與負責的任務,才能在執行專案期間不負專案管理者所託。


2. 定義問題所在(Problem Identification):開始擘畫企業藍圖(Business Blueprint),除了針對每一個疑點提出5W1H以外,還要針對每一個環節重複詢問So What及Why So,找出符合「相互獨立、完全窮盡」(MECE)法則的議題,做到不重複、不遺漏的分類,以此精神來把握問題核心,將有利之後提出解決方案。此時建議可利用魚骨圖(Fishbone Diagram)或金字塔原理(Pyramid Principle)協助檢驗自己「零基準」、「無框架」的假設思路是否詳盡、完整。


3. 評估衝擊影響(Impact Evaluation):在運用科技並配合調整其組織結構、改變成員的價值觀、態度和信念等人員行為,以提升企業績效、達成組織目標的過程中,常常伴隨而來的是相關員工工作內容的改變及角色上的衝突。大部分相當珍惜既有的利益這些組織成員,常常會有不聽從、冷漠、怠工及離職等抗拒行為。若一個懂得將員工當做重要資產的組織,不予正視或預防此類情況發生,未全面地考量組織、部門、員工在結構(Structure)、制度(Systems)、風格(Style)、員工(Staff)、技能(Skills)、策略(Strategy)、共同價值觀(Shared Values)等各方面的情況(7-S Model),所帶來的衝擊將讓組織面臨嚴峻考驗,連帶影響組織資源之運用效益。如果能夠以改善員工工作生活質量之平衡為前提(Work-Life Balance),重新確定員工所要完成的具體任務及方法,與大家溝通從組織內部尋求新的自我競爭優勢之重要性(SWOT Analysis + VRIO Model),應可有助於用人單位發展且留下人才。


4. 確認合理需求(Need Recognition):當資訊、線索蒐集到足以進行歸納分析之後,便可用並列式及解說式的邏輯思維架構,引導團隊成員共同釐清問題脈絡、流程步驟。並列式思考當中,要用來說明結論的證據之間彼此互無關聯,能針對已知事實提出獨立的判斷條件與決策;解說式思考當中,被用來闡述結論的證據之間互有因果關係,能透過論證相互推演申論得到可接受的結果。通常經過一番激烈討論,可以發現並非所有需求都是必要的,進而減輕眾人負擔。


5. 提出解決方案(Feature Selection):進入實作階段(Realization)以前,必須提出對應問題與需求的解決方案。由於方案內容將直接關係到前述之改變及衝突等問題,因此做法細節常常成為左右事情方向的關鍵點,甚至成為大小爭執的導火線。此時最怕有人還搞不清楚狀況,來回數次確認制度規格算是家常便飯,考驗的是大家的實力和耐性。如果在還未確定解決方案前,就貿然投入人力進行後續作業,則恐怕會因為還有變動而浪費了寶貴的時間與心血。


6. 說明方法優缺(Advantage Illustration):通常在雙方資訊不對稱的情況下,提出多個解決方案以供參考也是某種分散風險的作法。不同的方案所切入的角度和深度會有不同,有時甚至可以因此找出隱藏的問題及潛在的機會。以現狀作為參考的基準,來說明各個方法的優缺點,能更快速地讓所有人掌握方案全貌、建立共同信心。


7. 衡量未來效益(Benefit Prediction):專案進行到末期執行前準備(Final Prepartion)及執行後支援(Go Live and Support)時,一定會要求驗收成果。除了參考提案時所列之交付清單或需求清單來檢查之外,檢查的標準、期望的效益最好能在初期就溝通清楚,檢查的人員也要在初期就明確指定,以免造成爭議、徒增困擾。


工作的方法技巧,影響成果的是非好壞

正所謂「工欲善其事,必先利其器」,要做好專案中的工作,選擇泛用、熟悉、易操作的文書處理、專案管理、時間管理的工具,將會影響與客戶的互動是否順利且有效。

- 為了要能夠上台進行進度報告、方案說明、教育訓練,多數文件還是採用簡報軟體(如:PowerPoint、Keynote)來製作,因此製作簡報文件的技巧便相形更加重要。曾經看過滿是未排版文字或複雜數據的頁面,帶給聽眾或讀者莫名壓力。於製作每張投影片時,我會先用決定我所要表達的方式及架構,用容易理解的幾何圖形與簡略整齊的文字說明,偶爾加入動畫來突顯流程順序,並要求自己能利用畫面上的內容講述千餘字以上。如何利用基本的元件來表現複雜的意念,便有賴平時得精進設計力和創造力了。

使用專案管理軟體(如:Project)主要是為了有效分配資源、排定專案進度。由於搭配Outlook便足以應付基本管理需求,剩下只要想辦法讓其他成員也都能至少使用試算表軟體來檢視專案管理文件即可。只要指定可利用資源與待完成任務,加上預計的起訖日期、工時或里程碑,剩下的可由軟體代勞,讓管理者能用各種角度去檢視了解資源分配狀況,並有效掌握任務完成度。由於各方對於資源及進度的認知可能會有不同,製作文件過程當中最好還是得多加溝通,也要定期依照實際情況更新內容數據為佳。

至於時間管理方面,一般多使用Outlook或Google日曆來做基本的安排,但是由於對於心智圖(Mind Map)的工具(如:OneNote、ThinkingSpace)比較熟悉,因此我會相互搭配使用。在進入專案的下一階段之前,我會依照實際情況將待辦事項的重要性及順序性先詳列並排序,並考量各方資源可利用狀況來限制特定事件發生日期時間,如此一來便能有效運用每一分每一秒的時間來處理其他事務,像是督促夥伴工作、撰寫各類文件、測試系統功能、電話催收帳款、更新內控數據等囉!


以上便是繼去年分享工作甘苦之後,結合最近的工作心得所做的總結。希望有助於有志投身顧問業的朋友們,一窺資歷尚淺人員在這份工作上的付出與努力。

 

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peter_chung  

"真正身懷絕學又極具雄心的人,才是企業最不可取代又留不下來的一群!你是人才嗎?我是 Peter Chung"


創作者介紹

專案管理,獨立開發,禪。

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